1
Vos documents restent confidentiels
Les documents transmis à Aiddy sont utilisés uniquement pour les besoins de la prestation confiée.
Aiddy ne réutilise pas les documents, données ou informations de ses clients pour d’autres finalités que l’exécution de la mission.
Les informations confiées peuvent notamment concerner :
• Des devis ;
• Des factures ;
• Des bons de commande ;
• Des bons d’intervention ;
• Des documents administratifs ;
• Des échanges liés aux demandes ;
• Des informations clients, fournisseurs ou partenaires.
Ces éléments sont traités avec confidentialité et uniquement par les personnes autorisées à intervenir sur le dossier concerné.
2
Des accès limités aux personnes habilitées
Aiddy applique un principe simple : chaque personne accède uniquement aux informations nécessaires à sa mission.
Les accès aux outils et documents sont organisés afin de limiter l’exposition des données.
Cela implique notamment :
• Des droits d’accès définis selon les besoins ;
• Une limitation des accès aux dossiers clients ;
• Un retrait des accès en cas de fin de mission ;
• Une vigilance particulière sur les documents transmis ;
• Une obligation de confidentialité pour les personnes amenées à intervenir pour Aiddy.
3
Des espaces clients organisés et séparés
Les documents clients ont vocation à être organisés dans des espaces dédiés afin de faciliter leur classement, leur suivi et leur sécurisation.
Aiddy veille à structurer les documents et les demandes de manière claire, notamment pour éviter les mélanges entre dossiers clients.
Cette organisation permet de mieux suivre :
• Les documents reçus ;
• Les demandes en cours ;
• Les actions réalisées ;
• Les éléments en attente ;
• Les documents mis à disposition du client.
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Des outils professionnels pour le suivi et le stockage
Aiddy utilise des outils professionnels pour assurer le fonctionnement de ses services, notamment pour :
• La gestion documentaire ;
• Le suivi des demandes ;
• Le portail client ;
• L’organisation interne ;
• L’hébergement technique ;
• La communication avec les clients.
Les principaux outils utilisés par Aiddy peuvent inclure Microsoft 365 / SharePoint, Airtable, WeWeb, ClickUp, Render, GitHub et Gandi.
Lorsque certains outils sont directement souscrits par le client, Aiddy intervient uniquement comme utilisateur autorisé par le client, selon les droits qui lui sont accordés.
5
Une démarche RGPD documentée
Aiddy applique une démarche de conformité RGPD adaptée à son activité.
Cette démarche repose notamment sur :
• Une politique de confidentialité publiée ;
• Une annexe RGPD client pour encadrer les traitements réalisés pour le compte des clients ;
• Une identification des outils et sous-traitants utilisés ;
• Une limitation des accès aux données ;
• Une organisation documentaire structurée ;
• Des règles de confidentialité applicables aux intervenants ;
• Des procédures internes en cas de demande RGPD ou d’incident.
Selon les situations, Aiddy peut agir :
• En qualité de responsable de traitement pour ses propres données, notamment les prospects, clients, utilisateurs du portail et données de facturation Aiddy ;
• En qualité de sous-traitant lorsque des données sont traitées pour le compte d’un client dans le cadre d’une prestation.
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Une vigilance sur les données sensibles
Aiddy n’a pas vocation à traiter des données sensibles, sauf nécessité particulière liée à une demande du client.
Les clients sont invités à ne transmettre que les documents et informations nécessaires à la prestation demandée.
Lorsque des informations particulièrement sensibles apparaissent dans un document, Aiddy recommande de le signaler clairement afin d’adapter le traitement ou les précautions nécessaires.
7
Une procédure en cas d’incident
En cas d’incident susceptible d’affecter la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité de données confiées, Aiddy prévoit une procédure de traitement interne.
Cette procédure vise à :
• Identifier la nature de l’incident ;
• Limiter ses effets ;
• Sécuriser les accès ou documents concernés ;
• Informer le client lorsque l’incident concerne ses données ;
• Documenter les actions réalisées ;
• Mettre en place les mesures correctives nécessaires.
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Une responsabilité partagée
La sécurité des informations repose également sur une bonne collaboration entre Aiddy et ses clients.
Le client reste responsable :
• Des documents qu’il transmet ;
• De la qualité et de l’exactitude des informations communiquées ;
• Des droits accordés à Aiddy dans ses propres outils ;
• Des validations nécessaires avant envoi ou utilisation de documents engageants.
Aiddy intervient comme partenaire opérationnel afin de structurer, suivre et traiter les demandes confiées dans un cadre clair et sécurisé.
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En savoir plus
Pour plus d’informations sur le traitement des données personnelles, vous pouvez consulter la Politique de confidentialité Aiddy.
Pour toute question relative à la confidentialité ou à la protection des données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :
contact@aiddy.fr
Consulter également la Politique de confidentialité Aiddy.